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O mercado de serviços de gestão da impressão reinventa-se

por | Sep 23, 2021

Perante a impressão convencional ou transacional, a procura por serviços de gestão da impressão (MPS) tem aumentado nos últimos anos.

Segundo um relatório da Quocirca, em finais de 2019, 79% das empresas antecipava um aumento do custo em MPS nos 12 meses seguintes, o que fez com que a oferta disponível tenha vindo a crescer e sejam cada vez mais os fabricantes e os distribuidores que oferecem estes serviços.

 Ainda que a pandemia da COVID-19 tenha prejudicado este mercado, prevê-se que

Continue evoluindo positivamente graças à adaptação dos contratos MPS às necessidades das empresas.

Falámos com representantes da Brother, Canon, Esprinet, HP, Ingram Micro e TPS,

acerca de como o Coronavírus afetou este mercado, da sua adaptação à situação e das oportunidades que representa para o canal.

 A forma de imprimir está a mudar de forma radical. O mercado e a sociedade avançam no sentido da digitalização dos processos e, logo, todos os serviços e soluções devem estar focados em dar uma resposta às novas exigências. Neste sentido, de acordo com o

 Embora a crise provocada pela COVID-19 tenha mudados os planos previstos, Jorge Álvarez, diretor geral da TPS, acredita que a “evolução deste mercado será claramente ascendente em 2021 e em anos consecutivos. Para Álvarez, “as empresas irão preferir contratar serviços cujo impacto económico inicial é menor que numa compra transacional. Também as soluções de software terão maior importância desempenham um papel chave.

 As empresas quererão evoluir no sentido das plataformas na nuvem, sistemas de impressão seguros e agilizar a transformação digital e melhorara a mobilidade.”

Segundo Andrés Sánchez, Document Solutions Business Unit Director da Canon em Espanha, afirma que “o que aconteceu com a pandemia foi que a evolução no sentido da transformação digital dos seus negócios se acelerou de forma inesperada o que fez com que o mercado tenha de evoluir de forma progressiva. A evolução continuará neste sentido, pelo que os fornecedores de serviços gestão da impressão deverão adaptar-se às necessidades do mercado e da sociedade.

 A DISRUPÇÃO DA COVID-19

É óbvio que a situação provocada pela COVID-19 é complicada para todos e os serviços de impressão também se ressentiram na medida em que muitos escritórios se encontram vazios porque os seus colaboradores estão em teletrabalho. Assim, a tendência que até ao momento parecia clara de que existira uma transição de uma modelo transacional para um contratual desacelerou de repente durante o confinamento. Segundo um recente inquérito de Quocirca sobre a situação do canal em 2020, no qual se analisou as atitudes das empresas que vendem serviços de gestão da impressão, 45% afirma que os volumes de impressão dos seus clientes diminuíram e metade notifica que as suas receitas caíram.

 “O mercado de serviços gestão da impressão geridos tem sido um dos mais atingidos pela atual pandemia. As previsões para o final de 2019 e para os primeiros meses de 2020 viram-se drasticamente afetadas no final de Março e ao longo do segundo trimestre”, reconhece Rosario de Pedro, Head of Division da Ingram Micro Espanha, acrescentando que “à medida que os diferentes setores voltaram à sua atividade na nova normalidade, os volumes de impressão de escritório começam a dar sinais de recuperação, embora o ano global venha provavelmente a registar um decréscimo em comparação com o ano anterior”.

 Por outro lado, José Ramón Sanz, Diretor de Marketing de Produto da Brother Iberia, é um pouco mais otimista.

“Quando o Estado de Alarme terminou em junho, os volumes de impressão recuperaram em forma de V, com níveis de recuperação de 90% em junho e julho, e ainda mais elevados em agosto do que no mesmo mês do ano passado. Neste momento, a incerteza da segunda vaga está a levar as empresas a reorganizarem-se, pelo que é demasiado cedo para dizer quando regressaremos aos níveis normais de atividade”, explica Sanz, que espera uma recuperação da confiança empresarial e começar a ver mais normalidade a partir do segundo ou terceiro trimestre de 2021.

O encerramento de escritórios continua até hoje em muitas situações e, embora tenha havido uma recuperação notável nos últimos três meses, os níveis de impressão ainda não atingiram os níveis pré-pandémicos. No entanto, as necessidades de impressão permanecem, e o aumento do teletrabalho tem em muitos casos deslocado a impressão de páginas no escritório para casa. Como Sergio Martin, Business Unit Manager Printing & Office Products Esprinet Ibérica, salienta, “assistimos a um aumento exponencial da procura de produtos de consumo, na sua maioria transacionais, mas assistimos a um aumento muito significativo dos programas de subscrição para utilização em casa.

A conjetura atual permite também que as empresas beneficiem deste tipo de serviço, dado que os escritórios requerem equipamento mais pequeno e mais próximo das pessoas, a fim de evitar multidões de trabalhadores no mesmo local, tal como num corner de impressão. Isto levou a uma gama mais vasta de equipamentos e contratos MPS adaptados a estas necessidades.

“Na minha opinião, o mercado dos serviços de impressão recuperará assim que a pandemia permitir um regresso à normalidade. É verdade que o teletrabalho veio para ficar e isto pode implicar uma ligeira queda no volume de impressão, mas também irá criar um novo nicho de negócios ainda por explorar: o escritório em casa, que é uma área com muito potencial”, diz Jorge Álvarez da TPS.

ADOÇÃO GENERALIZADA

Durante a pandemia e o confinamento, o negócio da impressão permaneceu muito ativo, especialmente em sectores críticos, como o dos cuidados de saúde e da banca. Houve também um aumento na procura de serviços de impressão por parte de grandes e pequenas empresas, bem como de escritórios e empresas em todo o país que precisavam de imprimir documentação para informar os seus clientes sobre os regulamentos da COVID-19. Entretanto, outros setores muito relevantes para este mercado, tais como o da educação, tem sido mais complicado de continuar a prestar serviços, devido ao encerramento de muitas escolas.

De acordo com Javier García-Junceda, Diretor Comercial de Grandes Contas da HP em Espanha, todos os setores procuram novos projetos de serviços de impressão.

 “O nível de atividade é elevado porque estes projetos estão também orientados para a oferta de novos serviços de impressão e digitalização a médio prazo, quando o impacto da COVID-19 tiver passado”.

Independentemente da situação atual, é evidente que o mercado MPS penetrou em todo o lado. “Não existe um setor específico, embora seja verdade que a procura deste tipo de serviço é particularmente relevante em todos os setores com uma elevada carga administrativa, tais como os setores público, jurídico e bancário”, explica Sergio Martín da Esprinet. “O que é claro é que os serviços de impressão geridos já não são exclusivos das grandes empresas. Atualmente, o mercado oferece soluções para pequenas empresas e até mesmo para os lares”.

Em relação a isto, Rosário de Pedro, da Ingram Micro, argumenta que “das pequenas e médias empresas às maiores, estão à procura de poupança de custos e eficiência na sua gestão da impressão. O setor público, da saúde, da logística, dos serviços financeiros, da educação e grandes PMEs são as que têm feito maior uso dos serviços de impressão e gestão documental, embora cada vez mais pequenas e médias empresas exijam maior eficiência empresarial, soluções inteligentes no local de trabalho, incluindo necessidades de impressão”.

ADAPTAÇÃO À PROCURA

Da noite para o dia, a pandemia forçou as empresas a adaptarem-se e, como resultado, o mercado da impressão teve de se adaptar para satisfazer essas necessidades. Quando questionado sobre quais os serviços de gestão da impressão mais procurados, José Ramón Sanz da Brother assinala que, “na situação atual, existe uma procura de serviços simples que sejam compatíveis e otimizem as estruturas das organizações, bem como de equipamento fácil de instalar e integrar em qualquer ambiente, que não exija trabalho administrativo para gerir incidentes, aquisições de consumíveis, e que possa ser adaptado a todos os tipos de empresas, especialmente PMEs”.

Falando sobre PMEs, Rosário de Pedro, da Ingram Micro, considera que “existe uma procura crescente por parte das PMEs que preferem serviços de impressão baseados na nuvem, com o objetivo de aumentar a eficiência, poupar custos e tornar o local de trabalho mais flexível. Segurança, serviço e custo são os principais requisitos das PMEs ao avaliar os serviços de impressão”.

Também não há dúvida de que a transformação digital é a principal prioridade para as empresas.

A este respeito, Javier García-Junceda, da HP, acredita que “a visão de equipas multifuncionais como viabilizadores de projetos de transformação digital é fundamental para os projetos futuros dos clientes. É claro que a qualidade do serviço continua a ser fundamental, mas as empresas também procuram um parceiro com capacidade suficiente para lhes oferecer flexibilidade de serviço num mundo atual de incerteza.

Jorge Álvarez, da TPS, acredita que neste momento as empresas procuram soluções que facilitem a mobilidade, a transformação digital e que sejam também seguras, enquanto que para Andrés Sánchez, da Canon, “os serviços de processamento de documentos e gestão de informação estão a ganhar peso, áreas que têm permitido o desenvolver perfeitamente a moblidade do teletrabalho desde o início de Março”.

Por seu lado, Sergio Martín, da Esprinet, entende que “o setor passou de fornecer um serviço mais básico que incluía um custo por cópia e manutenção da máquina, para se tornar uma solução para a digitalização de empresas e organizações. Isto dá ao parceiro a oportunidade de fornecer serviços relacionados com a gestão de documentos com uma vasta gama de soluções”.

Por outro lado, os serviços de gestão da impressão não são pacotes fechados e fixos, e a colaboração entre fornecedores MPS é por vezes uma opção comum. De facto, García-Junceda acredita que “pode haver uma colaboração crescente entre fornecedores e integradores MPS, e entre fornecedores de MPS e empresas de software de digitalização e gestão documental”.

CANAL DIVERSIFICADO

O crescente interesse em serviços de gestão da impressão levou a um número crescente de operadores de canais neste mercado, incluindo parceiros de impressão especializados e empresas de serviços de TI. “Ambos os intervenientes coexistem no mercado.

No entanto, todos os dias os clientes têm projetos mais complexos e são cada vez mais as empresas tecnológicas que confiam em parceiros de impressão especializados”, diz Jorge Álvarez da TPS.

Rosário de Pedro da Ingram Micro é da mesma opinião, dizendo que “cada vez mais empresas de TI estão a incluir serviços de impressão nas soluções que oferecem aos seus clientes, mas o principal impulsionador continua a ser o canal de impressão especializado”.

Vemos que o canal MPS é composto por figuras revelantes pertencentes a um canal reprográfico, e empresas de serviços informáticos, que por sua vez são especializadas na impressão. Para Sergio Martín da Esprinet, “dependendo da estrutura do canal do fabricante, o peso é maior num setor ou noutro. Em geral, o peso das marcas mais orientadas para A3 ou equipamento de produção está no canal reprográfico, e o dos fabricantes com mais peso em A4, nos revendedores de TI. A tendência em ambos os casos é de não se aproximar de nenhum modelo em particular e por isso, nos últimos anos, estamos a observar um equilíbrio no canal”.

Javier García-Junceda, da HP, acredita que “parceiros especializados em impressão estão a desenvolver soluções de transformação digital e os parceiros de TI estão a desenvolver capacidades contratuais”. Para o executivo, o canal de TI está cada vez mais centrado nos serviços e, neste campo, a procura de serviços de digitalização e impressão é muito importante. “Estamos a reinventar os serviços MPS, desde a gestão da impressão até à gestão de conteúdos. Os parceiros que têm uma capacidade mais forte e robusta de integrar TI e serviços geridos irão aprofundar as relações de médio prazo com os clientes.

CAPACIDADE DE SERVIÇO

O que todos concordam é que existe uma necessidade crescente de que existam mais empresas que sejam capazes de oferecer mais serviços e valor acrescentado. Um fornecedor de MPS deve ter a capacidade de gerir a frota de impressão, estar ciente das necessidades e antecipar problemas mesmo antes de estes serem notados.

Nas palavras de Jorge Álvarez, da TPS, “o mercado da impressão está intimamente relacionado com a gestão documental e a segurança da informação, pelo que é essencial ter uma boa equipa de pré-venda que possa analisar as necessidades dos clientes e os ajude a resolvê-las com software e soluções baseadas em hardware”.

Outro requisito importante é ter um bom sistema logístico que permita a total disponibilidade do serviço e que nunca seja afetado por uma possível falta de consumíveis. Finalmente, uma boa equipa pós-venda que fornece um bom suporte e apoio ao cliente e assegura a plena satisfação do mesmo.

O serviço em si tem várias camadas, algumas básicas e outras opcionais. O parceiro, dependendo das suas capacidades, pode optar por oferecer um ou todos eles. Neste sentido, Sergio Martín, da Esprinet, salienta que “o mercado oferece opções mesmo para casos extremos, em que o parceiro não dispõe de nenhuma plataforma informática ou técnica para prestar este serviço.

Se tiver um cliente que queira fazer um contrato, existem soluções para o fazer, contando com a infra-estrutura do fabricante e do retailer”.

Finalmente, em relação ao trabalho do retailer, Rosário de Pedro, da Ingram Micro, salienta que “o canal grossista é o apoio da MSP para toda a gestão logística e financeira. Colocamos à sua disposição uma carteira de produtos, soluções e serviços para complementar e adaptar a sua oferta tecnológica e ser capaz de enfrentar qualquer tipo de projeto”.

Jorge Álvarez

Diretor Geral TPS

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